Смена юридического адреса на примере ООО

Переезд единоличного исполнительного органа фирмы в другой офис — не просто вопрос транспортировки имущества и обустройства новых рабочих мест. Происходит смена юридического адреса, о чем необходимо оперативно и официально уведомить уполномоченные органы. В противном случае нарушителям сначала пришлют предупреждение, а при отсутствии реакции их ждут серьезные неприятности в виде блокировки расчетных счетов, штрафов и, наконец, иска о принудительной ликвидации. Однако проблемы возникают и у тех, кто решил оформить изменение расположения надлежащим образом. Необходимо соблюсти установленный порядок, но разобраться в нем при отсутствии подобного опыта довольно сложно. Высок риск, что будут допущены ошибки и в итоге процесс затянется, а расходы превысят запланированные. Исключить такое развитие событий поможет юридическая компания «Базальт». Условия сотрудничества подойдут для предприятий любого размера и с любыми финансовыми возможностями.

Когда приходится менять юридический адрес?

1) Наиболее частая причина — обычный переезд:

· чтобы обеспечить более комфортные условия деятельности – подбираются помещения с качественной отделкой и удобной планировкой, поближе к станциям метро, в центральных районах города и т. д;

· для сокращения транспортных издержек, привлечения клиентов и оптимизации налогообложения. Подобные цели вполне достижимы, если выбрать для работы другой субъект РФ. Важно тщательно проанализировать, где меньше ставки обязательных сборов, сложился благоприятный инвестиционный климат или представлено много компаний — потенциальных заказчиков или потребителей;

· для снижения расходов на содержание или аренду;

· при желании избавить бизнес от бюрократии и предвзятого отношения. Иногда для этого достаточно поменять обслуживающую инспекцию ФНС РФ (придется переезжать в другой регион).

2) Несоответствие данных в едином реестре юридических лиц, фактического или официального расположения.

В первом случае необходимо исправить ошибку и провести стандартную процедуру изменения адреса. Во втором возможны несколько решений:

· перевезти исполнительный орган хозяйствующего субъекта на место, которое указано в документах и информационных базах. Однако такой способ использовать не удастся, если на самом деле были приобретены массовые либо виртуальные, то есть незаконные реквизиты. Кроме того, без смены не обойтись, если по действующему юридическому адресу находится помещение, неприспособленное для работы;

· перерегистрироваться на фактическое расположение;

· сразу выбрать другое место с реальным офисом, полноценным секретарским и почтовым сервисом, в удобном районе и затем пройти процедуру его оформления в уполномоченных ведомствах. Это самый дорогой вариант, однако наиболее предпочтительный для бизнеса, который настроен на многолетнюю деятельность и дальнейшее развитие.

Подготовка к изменению адреса

Официальными считаются реквизиты, которые отражены в ЕГРЮЛ. Но в учредительной документации по закону достаточно указать только населенный пункт, поэтому при перемещении в пределах соответствующего города или поселка необходимости в ее переоформлении нет. Однако проблема часто состоит в том, что полные данные прописаны и в уставе. Это не касается ситуаций, когда используются типовые учредительные формы, где такие сведения вообще отсутствуют.

Таким образом, чтобы составить план мер, нужно оценить положение дел на конкретном предприятии. При чисто символическом переезде (на другую улицу, в пригород, в соседнее помещение) для смены юридического адреса придется приложить минимум усилий. В остальных случаях предусмотрена более сложная и длительная процедура.

Кто принимает решение?

1. Если учредительную документацию корректировать не требуется решение о смене адреса в ЕГРЮЛ и в том числе в устав принимает единственный участник или Общее собрания участников.

2. При наличии соответствующей информации в уставе, придется созывать собрание учредителей (либо единственный собственник принимает и оформляет единоличное решение). Также следует поступить, если в уставе отмечено, что полномочия по изменению адреса — в компетенции только собрания участников общества.

Чтобы упростить возможные переезды в будущем, рекомендуется исключить лишние сведения из учредительных документов.

Как и в какой форме подается заявление?

С 25 ноября 2020 года для этого предусмотрен бланк Р13014, причем в любом случае:

• если затрагивается только информация в ЕГРЮЛ;
• если корректируется еще и устав.

Когда заявление подается лично, по почте или через МФЦ, то требуется заверить подписи на нем у нотариуса. Чтобы пройти этап нотариального оформления быстрее, необходимую при этом выписку из ЕГРЮЛ можно заказать заранее. Но можно сэкономить на нотариусе, так как при электронном обращении его услуги необязательны. В таких случаях используется усиленная квалифицированная цифровая подпись, что не требует дополнительного удостоверения подлинности.

Необходимые документы

Для исправления информации только в госреестре ничего, кроме заявления, не потребуется. Но если в том числе правится и устав, то следует:

• подготовить новую редакцию в двух идентичных экземплярах;
• оплатить госпошлину (800 рублей). При электронной подаче не взимается;
• составить протокол, в котором отражено, что решение внести изменения в адрес принято на общем собрании ООО с соблюдением регламента и условий.

В качестве подтверждения регистрирующий орган вправе запросить документы на новое помещение. Оно может быть в собственности компании (тогда предъявляется свидетельство, договор купли-продажи, дарения и т. п.), в аренде (нужно соответствующее соглашение о передаче во временное пользование под офис или гарантийное письмо от владельца) либо принадлежать учредителю или директору.

Куда и когда обращаться для официальной регистрации изменения адреса?

Если предприятие остается в пределах прежнего муниципального образования, то заявление и сопутствующие документы нужно предоставить в ту же ИФНС, в которой оно состояло на учете и раньше. Вопрос рассматривается 5 рабочих дней, после чего при отсутствии претензий инспектора, возврата на исправление или отказа смена юридического адреса признается состоявшейся. Заявитель получает лист записи ЕГРЮЛ с обновленными сведениями.

Если исполнительный орган и головной офис бизнеса перевозится в другой регион, то действовать нужно в два этапа:

1) Сначала уведомить «старую» инспекцию.

Это важно сделать не позднее 3 рабочих дней после принятия соответствующего официального решения. Понадобится заявление и протокол собрания. После проверки указанных документов через 5 дней в ЕГРЮЛ появляется запись, что общество намерено переехать.

2) Затем зарегистрироваться в новой ИФНС (срок — через 20 календарных дней с даты внесения в госреестр информации о планирующемся переезде исполнительного органа). На этом этапе формируется полный пакет документов, включая скорректированный устав, протокол собрания, документы на помещение и платежку на госпошлину. Данное обращение также рассматривается в течение 5 дней, которые используются в том числе для контроля достоверности сведений. В это время предприятиям нужно быть готовыми к визитам инспекторов — офис должен быть подходящей площади и с оборудованным рабочим местом. При обнаружении, что реквизиты — фиктивные, ИФНС не разрешит внести изменения в адрес ООО.

Если оформить фирму в другом городе надо срочно, то допускается вариант с личным жилым помещением директора либо учредителя с контрольным пакетом в уставном капитале общества. Такой способ удобен и выгоден, так как не предполагает этапа уведомления прежней инспекции. Но чтобы не было проблем, лучше показать в новой ИФНС документы на будущий офис и доказать возможность беспрепятственного пользования (согласие от владельца и подтверждение прав собственности).

Регион, в который переезжает фирма, может находиться от прежнего на большом расстоянии. Поэтому, если у «старой» ИФНС возникнут какие-то претензии, уладить их будет сложно. Рекомендуется до снятия с регистрации сверить расчеты по платежам в бюджет, а также получить акт, в котором официально зафиксировано отсутствие задолженностей.

Какие еще задачи придется решать после переезда?

Если фирма выбрала для работы другой район города, здание или офис, то все ограничится правками в ЕГРЮЛ и в некоторых случаях в уставе.

Но если принято решение перебраться в субъект РФ, более привлекательный для ведения данного бизнеса, то помимо перерегистрации в ИФНС, скорее всего, придется заняться:

• переводом в местные отделения внебюджетных фондов. Это необязательно, ведь административное деление таких органов только частично совпадает с географическим и с аналогичным делением налоговых инспекций. Возможно, все останется как прежде. К тому же даже при необходимости смены подразделения ПФ, ФМС и ФСС в связи с получением нового юридического адреса постановка на учет происходит автоматически. Информация передается налоговой инспекцией по межведомственным каналам в течение 5 дней;
• присвоением других кодов статистики (для уточнения можно получить уведомление в местном Росстате);
• решением дополнительных вопросов с банком. Переходить на обслуживание в другую кредитную организацию не требуется, но придется, как минимум, внести изменения в карточку и указать новый адрес ООО;
• налоговой реорганизацией. В РФ условия отчислений в региональные и местные бюджеты, а также при разных системах налогообложения часто сильно отличаются. Нужно инвентаризировать перечень уплачиваемых налогов, уточнить ставки и банковские реквизиты.

Как избежать проблем при проведении перерегистрации?

Важно заранее заручиться поддержкой профессионалов с серьезными знаниями права, регламентов и судебной практики. Наличие деловых связей с налоговой службой и внебюджетными фондами поможет пройти процедуру без проволочек.

Кроме того, такое сотрудничество помешает выбору недобросовестного арендодателя офиса или сомнительных посредников. При сопровождении специалистов удастся правильно организовать собрание учредителей, оформить протокол и устав, беспрепятственно попасть к нотариусу, перечислить госпошлину по действующим реквизитам.

Вносите изменения в адрес ООО под контролем и при содействии опытных юристов компании «Базальт», которые не пропустят ни одного нюанса и обеспечат результат без лишних забот и больших расходов.