Заключение договора путем обмена скан-копиями по электронной почте становится нормой делового оборота. Особенно часто это используется для договоров на сравнительно небольшие суммы. Преимущества очевидны — это значительно ускоряет процесс работы и особенно актуально для партнеров из разных регионов.
Законно ли это? Имеет ли юридическую силу скан-копия без оригинала? Рассмотрим вопрос подробнее.
Что говорит закон о заключении договора?
Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) говорит, что договор составляется с помощью технических средств, позволяющих его воспроизвести на материальном носителе и подписывается уполномоченными лицами.
При этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Это может быть собственноручная подпись на документе или ее аналог электронная цифровая подпись.
Также ГК РФ допускает обмен документами с помощью почтовой, электронной или иной связи, при условии, что способ заключения договора позволяет достоверно определить лицо, выразившее волю.
Достаточно ли скана договора: позиция судов
Моделируем ситуацию:
Мы договорились с контрагентом об условиях сотрудничества. Подготовили договор, подписали со своей стороны и отправили скан-копию контрагенту по электронной почте. Тот распечатал, подписал со своей стороны, отсканировал и отправил нам обратно
Теперь у нас на руках оригинал договора, подписанный с нашей стороны, и распечатка скана договора, подписанного обеими сторонами.
Если все идет хорошо, вопросов между сторонами не возникает. Но, случается, что одна из сторон внезапно меняет свою позицию, идет в суд и заявляет, что договор не заключен вовсе. Истец подкрепляет свою позицию ссылкой на Гражданский кодекс, на нормы о соблюдении письменной формы сделки и о том, что заключение договора подразумевает составление единого документа, подписанного уполномоченными лицами, а в данном случае подобного документа не было.
Однако, суды уже давно исходят из тезиса, что сторона не вправе ссылаться на незаключенность договора, если он уже исполняется сторонами.
То есть, если обе стороны начали работать по договору, значит предполагается, что они согласны с тем, что договор заключен. В данной ситуации несоблюдение простой письменной формы сделки уже не будет играть существенной роли.
Другой вопрос: были ли однозначно согласованы все условия договора? Допустим, в переписке по электронной почте фигурировали разные версии договора: в одной поставка товара идет за счет покупателя, а в другой — за счет продавца. Какую из версий стороны имели в виду, начиная его исполнение?
В этом случае суд будет анализировать совокупность косвенных доказательств, включая переписку по электронной почте. Правда, в том случае, если переписка осуществлялась с понятных адресов, желательно - с корпоративной почты.
Таким образом, с точки зрения заключенности договоров и отстаивания своей позиции с контрагентом, скан подписанного договора не такой уж и плохой вариант. Если все делать правильно, суд учтет вашу позицию.
Что скажут бухгалтеры и налоговики при заключении договора путем обмена скан-копиями
Вечный конфликт: руководитель, который думает как заработать деньги и бухгалтер, который ведет «никому не нужный учет», требует какие-то документы и мешает зарабатывать деньги.
Если для бизнеса заключение договора обменом сканами по электронной почте допускается, что еще нужно бухгалтеру?
Может быть, конкретно бухгалтеру ничего и не нужно, но вот закон о бухгалтерском учете заставляет следовать массе требований и правил.
Несмотря на то, что соглашением сторон может быть предусмотрен обмен документами по электронной почте, подобный документ может быть применен только в оперативном управлении и не может быть принят к бухгалтерскому учету.
Все хозяйственные операции в бухгалтерском и налоговом учете должны быть подтверждены оригиналами первичных документов или надлежащим образом заверенными копиями.
Отсутствие (непредставление) первичных документов является нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность. Как минимум, налоговая инспекция может наложить штраф за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета (5 000 — 20 000 руб.), но может и не согласиться с принятием к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу, хозяйственных операций, подтвержденных копиями договоров. А это означает, что организации придется доплатить налог на прибыль, НДС, штрафы и пени.
Достаточно ли скана договора для организаций на УСН?
Официально — нет. Но вероятность наступления санкции крайне низка, а ее размер — невелик.
Если организация применяет УСН (упрощенную систему налогообложения) с выплатой 6% от дохода, расходы вообще не участвуют в расчете налогооблагаемой базы и не влияют на ваш налог. И в ситуации, когда ваши расходы подтверждены скан-копией подписанного договора, трудно предположить, что может предъявить налоговая — так как мнение ФНС о неподтвержденности затрат никак не повлияет на ваш налог. Соответственно, для увеличения налоговой базы и доначисления налога оснований не будет.
Теоретически, может быть предъявлено обвинение в нарушении правил ведения бухгалтерского учета. Под грубое нарушение правил ведения учета попадает, в том числе, и отсутствие первичных документов.
В этом случае на должностных лиц будет наложен штраф. Согласно ст. 15.11 КоАП РФ, за первичное грубое нарушение требований к бухучету и отчетности должностное лицо могут оштрафовать на 5 000 —10 000 руб. За повторное — на 10 000—20 000 руб. или дисквалифицировать на срок от года до двух.
Вероятность применения санкций за отсутствие оригиналов договоров небольшая, так как налоговики выявить нарушения такого рода могут только при выездной налоговой проверке. Стоит отметить, что фирмы с упрощенной системой налогообложения на 6% проверяют редко. Так что уличить организацию в подобном нарушении крайне сложно.
Нужны ли оригиналы договоров: делаем выводы
Несмотря на удобство заключения договора по электронной почте, всё-таки этого недостаточно. Уважайте мнение бухгалтера. Хотя бухгалтерия и не зарабатывает деньги, но, в случае налоговой проверки, грамотный бухгалтерский учет поможет избежать значительных финансовых санкций и возможных судебных проволочек при доказательстве фактических отношений.
Целесообразно подключиться к электронной системе обмена документами (например, через Дидок или другие сервисы) и попросить об этом контрагентов.
Если не получается задействовать электронный документооборот, то согласуйте условия сделки по электронной почте , а потом обменяйтесь оригиналами документов по почте или при помощи курьерской службы.
Изображение на превью stock.adobe.com
